Bureaus juist positioneren

Instinctief zou waarschijnlijk iedereen zijn bureau direct bij het raam plaatsen, om tijdens het werken naar buiten te kunnen kijken. Dat is een grote fout. Met de opkomst van de computerbeeldschermen nemen de eisen aan de lichtverhouding op de werkplek en de optimale bureaulocatie toe. De volgende raadgever vertelt, waarop u moet letten.

Optimale lichtverhoudingen bij uw bureau

• Als de zon direct in het gezicht schijnt, worden de ogen onnodig belast. Bovendien kan het uitzicht op de wereld buiten het kantoor ook afleiden. Zonwering en rolgordijnen voor de ramen zorgen slechts beperkt voor hulp.
• Direct zonlicht verblindt. Daarom is het, in het bijzonder bij hoger gelegen etages en kantoren die op het zuiden liggen niet van voordeel het bureau direct voor het raam te plaatsen.
• Het bureau met de rug naar het raam positioneren is de waarschijnlijk slechtste optie. Als de zon van achteren over de schouders op het beeldscherm schijnt, ontstaan diffuse schaduwen op het scherm, wat ervoor zorgt dat de ogen zich steeds weer moeten aanpassen. De gevolgen zijn droge en tranende ogen en duidelijke concentratiestoornissen.

De optimale positionering van een bureau is verticaal op het raam. Zo kunt u uit het raam kijken, maar het zolicht valt slechts in vanaf de zijde. In tal van kleine kantoren met één of twee werkplekken komt deze opstelling voor. Als raam en deur tegenover elkaar liggen heeft dit nog een voordeel dat het bureau makkelijk toegankelijk is vanaf de deur en de computerkabels naar achteren toe verdekt kunnen worden weggeleid. Aan de wanden ontstaat plaats voor ordners en kasten, als de bureaus in het midden van de ruimte worden geplaatst.

Kunstmatige verlichting alleen aanvullend gebruiken

Kunstmatige verlichting kan het zonlicht niet vervangen. Langlopende onderzoeken hebben getoond dat mensen, die een groot deel van de dag in ruimtes zonder ramen verbrengen, tot depressies neigen. Het biologisch ritme raakt door de war zonder daglicht. Bovendien maakt het visuele conctact met de ramen de oriëntatie in het gebouw eenvoudiger. Daarom dient kunstmatig licht alleen als aanvulling en niet als vervanging voor het zonlicht te worden ontworpen. 
Ook voor kunstmatig licht geldt: Directe straling verblindt. Gebruik plafondlampen en -zeilen voor de basisverlichting van de ruimte. Decentrale spotjes kunnen het beste in eerste instantie tegen een wand worden gericht, om zo van het indirecte licht te kunnen profiteren, zonder verblind te worden. 
Bij bureaulampen is het belangrijk, schaduwvorming zo goed mogelijk te verhinderen, want scherpe randen van de schaduw zorgt ervoor dat het oog zich steeds weer moet aanpassen. Hoe kleiner de lichtbron in verhouding tot het schaduw makende voorwerp is, des te scherper wordt de rand van de schaduw. Daarom zijn grootschalige lichtbronnen zoals Tl-buizen of led-strips duidelijk beter dan klassieke spots met lichtkegel op het bureau. 
Trouwens: Kernschaduw kan door een tweede lichtbron, die het donkere gebied verlicht, worden verholpen.

Vermijd storende lichtbronnen

Plaats uw bureau zo dat u wordt beschermd tegen heldere verlichting door periferie-apparatuur of lichtorgels van buitenaf en zodoende ongestoord kunt werken. Statuslampen op apparaten dienen buiten het zichtveld te liggen, voor zover deze niet nodig zijn voor de werkzaamheden. Daarom zijn computers vaak zijdelings onder het bureau gepositioneerd. Ook knipperende buitenreclame, verlichte reclameborden, verkeerslichten en voorbij rijdende aut’s mogen de lichtintensiteit in het kantoor niet merkbaar beïnvloeden.

Verminder lawaai en afleiding door de doelgerichte positionering van het bureau

Lawaai bij het bureau zorgt ervoor dat geconcentreerd werken erg lastig wordt. Denk daarom na waar in de ter beschikking staande ruimtes het minst mogelijke lawaai mag worden verwacht. Geef liever de voorkeur aan deze plek voor het plaatsen van uw bureau als in een luide omgeving. Ongeschikte plaatsen voor een bureau zijn raamfronten direct aan een druk bereden weg, doorgangsbereiken en plekken die zo dicht bij de deur liggen dat u alle bedrijvigheid van de gang als afleiding merkt. Als een dergelijke situatie niet kan worden vermeden, is het aanschaffen van geluidsabsorbers en akoestische scheidingswanden een mogelijkheid, waarmee u een rustige hoek kunt creëren. 
Beweging zorgt voor aandacht en afleiding. Onze voorouders waren erop aangewezen, iedere stap van een naderende vijand te registreren. Nog altijd zit er een stukje van deze beschermende functie in ieder van ons. Onvoorziene of schokkerige bewegingen in de ruimte worden waargenomen en moeten actief als ongevaarlijk worden weggefilterd, wat een deel van de hersenactiviteit voor zich opeist. Vermijd daarom de blik op onrustig zittende buren en protesteer als droomvangerachtige onrust en andere bewegende decoratie voor uw bureau moet worden geïnstalleerd. Doe bovendien uw collega’s in een gemeenschappelijk kantoor het plezier, niet voortdurend heen- en weer te lopen, maar af en toe langzaam naar de deur te wandelen om uw bewegingsdrang buiten de werkruimte te bevredigen.

Let op de positie van de deur

Plaats uw bureau zo dat u de deur in het oog hebt. Het hoofd hoeft natuurlijk niet precies in de richting van de deur te wijzen, maar het moet mogelijk zijn om de ingang van de ruimte met een korte beweging van het hoofd in het zicht te krijgen. De meeste mensen voelen zich niet op hun gemak als ze met de rug richting de deur zitten, ook al zijn ze zich hier zelf helemaal niet zo van bewust. Bijzonder schrikachtige mensen kunnen het helemaal niet uitstaan als iemand van achteren naar hun toeloopt. Het is begrijpelijk dat u wilt zien, wie de ruimte betreedt of verlaat. Hierdoor ervaart het onderbewustezijn een enorme veiligheid wat een positieve invloed heeft op de werksfeer. 
Bovendien speelt de positie van de deur een doorslaggevende rol voor de logistiek.

• Wilt u vaker werkmateriaal van nabij gelegen ruimtes naar uw bureau dragen, plaats uw bureau dan zo dicht mogelijk bij de deur om de route zo kort mogelijk te houden.

Andersom kan een bureau, dat ver van de deur staat, meer beweging in het alledaagse leven integreren omdat u langer onderweg bent naar de keuken, de kantine en de sanitaire bereiken.

Flexibele ruimteconcepten

Start-ups maar ook geëtableerde bedrijven kiezen steeds meer voor flexibele ruimteconcepten. Verrijdbare bureaus ondersteunen een snelle verandering van de positie. Ze kunnen opzij worden gezet, als in het midden van de ruimte meer plaats nodig is. Maar ze kunnen ook bij elkaar worden gezet zodat een grote tafel ontstaat. Denk voor de aanschaf van kantoormeubelen daarom na, of u later de ruimte frequent wilt veranderen en kies indien nodig voor een verrijdbaar bureaumodel.
Een andere variant voor meer flexibiliteit zijn klapbare tafels, die, als ze niet worden gebruikt, kunnen worden gestapeld, weggetransporteerd of ruimtebesparend kunnen worden opgeslagen:
Bij verrijdbare bureaus zijn sommige modellen zo geconstrueerd dat het tafelblad op de middenas omhoog kan worden geklapt. De klapbare modellen maken het transport eenvoudiger, door smalle passages zoals deuren met omhoog geklapt tafelblad door passeren. Voorwaarde hiervoor is natuurlijk dat de tafels leeg zijn voor het transport.
Let bij de inrichting van mobiele bureaus erop dat naar mogelijkheid geen  of slechts weinig kabels voor het transport moeten worden uitgetrokken. Bij eenvoudige tafels in trainingsruimtes is er meestal geen bekabeling aanwezig. Bij bureauplekken met monitoren daarentegen moet voor het loskoppelen van de strom voor het transport meestal eerst technische apparaten worden uitgeschakeld, wat weer extra tijd kost. Bovendien is niet iedere gebruiker in gelijke mate ertoe in staat, de techiek op de nieuwe locatie ongecompliceerd en zelfstandig weer in gang te zetten. 
Wat helpt zijn kabelkanalen, waarin de complete tafelcontactdozen voor stroomaansluitinen en bekabelingen van de computer in kunnen worden opgeborgen. Bij een dergelijke oplossing in combinatie met een houder voor de computer op het bureau komt slechts een kabel uit het betreffende bureaucomplex, namelijk de centrale stroomvoorziening. Het transport van een zo voorbereide, verrijdbare computerwerkplek is ook mogelijk voor leken.

• Kies voor periferie-apparatuur zoals toetsenbord, headsets, printers en dergelijke voor moderne draadloze verbindingen, om het aantal kabels te reduceren.

Hoe u teamwerkplekken juist positioneert

Moderne kantoorinrichting moet teamwerk stimuleren en niet op de laatste plaats ook ruimte besparen, omdat meerdere bureaus in één ruimte kunnen worden geplaatst. Het privékantoor komt steeds minder voor. 
Als meerdere personen in één ruimte werken, is een uitgebalanceerde verhouding van communicatie en de mogelijkheid zich terug te kunnen trekken om geconcentreerd te kunnen werken van essentieel belang. Denk er daarom over na, wie met wie communiceert en richt deze werkplekken naar mogelijkheid bij elkaar in, terwijl een afstand bestaat tot bureaus van personen, die niet aan hetzelfde projectwerken, wat als akoestische barrière dient. 
De personen zitten hierbij het beste tegenover elkaar om naast de spraak ook de expressie en gebaren van de andere persoon te kunnen waarnemen. Zo kan tijdens een telefoongesprek bijvoorbeeld ook met kleine gebaren worden gecommuniceerd. Vaak staan bij paarwerkplekken de bureaus met de rug naar elkaar toe. Een derde werkplek kan aan de kopse kant met een eigen bureau worden gepositioneerd. De inrichting van een vierde werkplek aan de andere kopse kant is weliswaar mogelijk, echter heeft dan minstens één van de personen het raam en de zon in de rug, wat niet goed is met het oog op de concentratie tijdens het werken.

• Bureaus met verschillende hoogte tegen elkaar aan zetten ziet er niet alleen gek uit, maar zorgt ook voor een verhoging, waar kleine werkmaterialen doorheen kunnen vallen.

Versprongen rangschikking van bureaus in grote ruimtes

Een afwisselende variant voor grote ruimtes is de versprongen rangschikking van bureaus. Hierbij staan de bureaus niet direct bij elkaar. In het bijzonder voor verschillende werkhoogtes van zit-/sta-bureaus en andere in hoogte verstelbare modellen is dit ideaal.

Het naast elkaar plaatsen van bureaus bij telewerkplekken en in opleidingsruimtes

Een eveneens veelvoorkomende plaatsingsvariant is het naast elkaar plaatsen van bureaus. Hiervoor worden de bureaus of op de korte kant gewoon naast elkaar gezet of met zogenaamde rijverbinders aan elkaar bevestigd. Rijverbinders zijn draaipunten onder het tafelblad, die de positie van de tafels ten opzichte van elkaar fixeren. 
Belangrijk: Het wordt niet aanbevolen, flexibel in hoogte verstelbare bureaus aan elkaar te bevestigen, want ze kunnen beschadigd raken door het asynchroon verstellen. Tafels die slechts eenmalig op de optimale hoogte worden ingesteld kunnen zonder problemen met elkaar worden verbonden. Deze tafels worden normaliter gedurende de dag niet veranderd.   
Het is normaal dat de bureaus in callcenters op opleidingsruimtes naast elkaar worden geplaatst. Opleidingsruimtes met frontaal onderwijs zijn voorzien van meerdere bureaurijen, zodat alle deelnemers in dezelfde richting kijken en de presentatie van het onderwijsmateriaal kunnen volgen.

Akoestische scheidingswanden & voldoende plek

Bij grote telefoniekantoren staan de bureaus van de afzonderlijke werkplekken in dubbele rijen. Telkens twee bureaus staan met de rug naar elkaar toe, de ketting wordt aan de kopse kanten voortgezet. Zo kan een teamleider achter de telefonisten doorlopen en de werkprocessen controleren. Akoestische scheidingswanden tussen de bureaus stimuleert het privékrakter voor geconcentreerd werken en dempt het geluidsniveau van de omringende gesprekken. 
Houd bij het plaatsen van de bureaurijen altijd rekening met de invalhoek van het zonlicht, om verblindingen te vermijden. Normaliter staat de rij bureaus daarom verticaal ten opzichte van het raam. Bovendien is het aan te bevelen, tussen de rijen voldoende plaats te laten en het einde van de ketting niet direct langs een wand te plaatsen, maar ongeveer een meter ruimte over te laten, zodat het verlaten van de zitplek in beide richtingen mogelijk is. Bij langere rijen helpen voldoende brede openingen tussen de bureaurijen die het bezoeken en verlaten van de werkplaat vereenvoudigen.

Bureaurangschikking bij meetings en conferenties

Meetings en conferenties maken vaak gebruik van de U-vormige rangschikking van de tafels, waarbij het eigenlijk gaat om een andere variant van het naast elkaar rijen van tafels. Mochten nog meer plekken nodig zijn, kan de ‘U’ worden omgebouwd tot een ‘G’. Een gesloten ring van bureaus is niet geschikt, omdat hierdoor de toegang tot het presentatievlak in het midden wordt geblokkeerd. 
Een grote tafel, waar alle aanwezigen aan plaats kunnen nemen of meerdere grote tafels in de ruimte voor verschillende werkgroepen kunnen worden gecreëerd door middel an het tegen elkaar plaatsen van de bureaus. Voor de basisopbouw zijn bureaus met rechte randen het beste geschikt. Ronde elementen dienen daarentegen als mooi gevormde afsluiting.

Checklist: Typische fouten bij het plaatsen van bureaus vermijden

Tenslotte zet een checklist de criteria voor de keuze van de plek voor het bureau overzichtelijk op een rijtje. Controleer de positie van de kantoorplattegrond aan de hand van de volgende checklist:

• Van waar schijnt de zon? Een beeldschermwerkplek mag nooit met de rug naar het raam worden geplaatst vanwege het gevaar voor ernstige verblinding. Ook de frontale blik in de zon is suboptimaal voor de concentratie. Meestal worden bureaus daarom verticaal ten opzichte van het raam geplaatst.
• Is voldoende kunstmatige verlichting aanwezig? Voor werkzaamheden gedurende de avonduren en in de donkere tijd vna het jaar heeft u voldoende aanvullende verlichting nodig. Indirect licht veroorzaakt minder schaduw en wordt daarom aanbevolen.
• Kan men op deze plek ongestoord werken? Storingsfactoren zijn diffuus licht, luide gesprekken, lawaai van de straat en snelle bewegingen.
• Heeft u de deur in het oog? Veel mensen werken meer ontspannen als ze zien, wie er binnen komt.
• Waar laat ik de kabels? Kabelkanalen maken de verbinding van periferie-apparatuur naar de computer eenvoudiger.
• Wilt u uw bureau flexibel in de ruimte verplaatsen? Dan is een verrijdbaar model op wieltjes ideaal.
• Hebben bureaus, die langs elkaar moeten worden geplaatst, dezelfde hoogte? Geef anders de voorkeur aan de losse variant, om vervelende hoogteverschillen bij de overgangen te vermijden. 
• Zijn alle doorgangen breed genoeg en de routes geoptimaliseerd? Controleer deze criteria voor ieder bureau en alle geplande plaatsingsvarianten.

Zo kunt u de meest voorkomende fouten bij het plaatsen van bureaus voorkomen. De specialisten van DELTA-V staan u graag terzijde als u nog vragen heeft.