Succesvol doorstarten in een home-office

Steeds meer mensen in België werken graag en vaak van thuis uit. Waarop moet worden gelet bij de inrichting van het home-office van zelfstandigen en werknemers, hoe u uw home-office van de belasting kunt afzetten en wanneer uw privé-verhuurder recht van inspraak heeft, leggen we in de volgende raadgever uit.

oor wie is het home-office geschikt?

• Het home-office is een flexibel alternatief voor het kantoor. Het voordeel ligt hem in de snelle bereikbaarheid. Lange wegen naar de werkplek vallen weg op home-office dagen, de stress van het verkeer is passé net zoals de extra kosten voor benzine of een trein- of buskaartje.
• Wie in het home-office wil werken, moet zijn dag zelf kunnen structureren. Want thuis liggen veel afleidingen op de loer. Wie het huishouden, de familie en privéverplichtingen ten gunste van het werk thuis niet kan vergeten, doet er beter aan op kantoor te werken.
• Zonder locatiewissel kan het beroep en privéleven makkelijk worden gecombineerd. Mensen met een beperkte mobilitiet, jonge ouders, één-ouder gezinnen, mantelzorgers en freelancers genieten van de flexibiliteit. In uw privéwoning kunt u ook ‘s avonds nog snel dossiers bekijken, e-mails controleren en telefoneren.
• Het is bewezen dat werknemers met een home-office minder vaak ontbreken vanwege ziekte. Dat ligt eraan dat ze niet dagelijks in direct contact met veel mensen staan en aan de andere kant neemt door het wegvallen van het werkverkeer een stressfactor af.

De juiste locatie voor het home-office kiezen

Zorg voor een prettige werksfeer, zodat u zich kunt concentreren in uw home-office en productief kunt werken. Dat begint bij de keuze van een geschikte werkplek in uw woning. Denk na waar u uw bureau kunt plaatsen, om noch door het lawaai van de straat noch door eventueel lawaai in de gang te worden gestoord. 
Voor het scheiden van werk en privéleven is het aan te bevelen, een aparte ruimte als werkkamer in te richten.

Ergonomische inrichting voor het home-office gebruiken

Een ergonomische werkplek voor het home-office omvat tenminste een bureaudraaistoel en een in hoogte verstelbaar bureau. Extra kasten en opbergsystemen zorgen voor opbergruimte en helpen alles op orde te houden. Zij behoren tot de basisinrichting.
Als u op zoek gaat naar meubelstukken voor uw kantoor binnen uw eigen vier wanden, zult u merken: Kantoormeubelen zijn duur. Bovendien willen veel home-office inrichters de brachiale look van grijze rolkastjes en stalen kasten in de eigen woning graag vermijden.

De bureaustoel

Wie comfortabel zit, kan zich beter concentreren op zijn werk en werk efficiënter. Als u meerdere uren per dag zittend van thuis uit werkt, heeft u een geschikte bureaustoel nodig om rugklachten en andere klachten te voorkomen. 
De eisen voor een ergonomische bureaustoel zijn:

• De zitplaats moet in hoogte verstelbaar zijn door middel van een veer
• Design van de stoel ondersteunt de natuurlijke houding van de wervelkolom
• Rugleuning is breed genoeg en biedt voldoende steunvlak
• Beweging van het zitvlak en rugleuning zijn op elkaar afgestemd
• Zitdiepte en lordose-steun zijn instelbaar
• Ademend materiaal en kussen
• Armsteunen aan weerszijden aanwezig en individueel instelbaar
• Wielen worden in onbelaste toestand geremdt

Het bureau

De aanbevolen afmetingen voor het bureau bedragen minimaal 160 cm x 80 cm in breedte en diepte.  Nog gevarieerder en beter voor de rug werkt u aan een zit-sta bureau.

Kasten en containers

Niets is zo demontiverend als een bureau, waarop allemaal documenten liggen. Ook in het home-office heeft u opbergruimte nodig voor uw documenten. Voor het volume van uw opbergvakken geldt: Liever iets meer dan te weinig. Tenslotte heeft u niet alleen plaats nodig voor ordners en apparatuur, maar ook voor verbruiksmateriaal zoals printpapier, doorzichtige mappen, enveloppen en cartridges. 
Rekken zorgen voor een open woonkarakter. Voor het snel opruimen zijn ondoorzichtige kastfronten beter geschikt. Vind uw persoonlijke mix uit beide elementen.
Sideboards zijn lager dan de grote kastfronten. Ze zijn zowel opbergruimtes maar bieden ook plaats om iets op te plaatsen. 
Belangrijk: Ook thuis bent u ertoe verplicht, de geheimhouding van documenten te waarborgen. Laat klantengegevens daarom nooit open en bloot op uw bureau liggen en sluit of uw bureaumeubelen of de werkkamer zelf af als u bezoek heeft. 
Rolcontainers kunnen normaliter worden afgesloten en hebben een perfecte inhoud voor kleine werkzaamheden thuis. Als u slechts af en toe werkordners meeneemt naar huis, kunt u deze in de rolcontainer beschermen tegen inzicht door onbevoegden. Een vrijstaande rolcontainer is bovendien geschikt om de printer of andere technische apparatuur op te plaatsen.

Dagstructuur en work-life balance

Het aantal uren moet bindend worden vastgehouden in de werkovereenkomst. Het recht op pauze en rustfasen bestaat bij werk van thuis uit net zo goed als op kantoor. Omdat de werktijd in het home-office slecht kan worden gecontroleerd, spreken werkgevers als alternatief voor het urenbriefje ook graag ‘werktijd op basis van wederzijds vertrouwen’ af. Dat betekent dat u uw werkzaamheden zelf mag plannen, voor zover u de afgesproken werkresultaten bereikt. De werktijd op basis van wederzijds vertrouwen is omstreden, want de overgang tot onbetaalde overuren, tot schijnzelfstandigheid en de zelfuitbuiting van de werknemer is vloeiend. 
Zelfstandig in het home-office merken vaak de schaduwzijden van flexibele werkorganisatie: ‘s ochtends haalt het eerste telefoongesprek van een klant u uit bed, en pas kort na middernacht wordt de laatste e-mail beantwoord. Dat is op den duur slecht voor de gezondheid. 
Tip: Of mederwerker of freelancer: Let erop dat u tussendoor uw gedachten even weghaalt bij het werk.

Tips voor productief werken in het home-office

Veel mensen hebben problemen zich ongestoord tijd met de familie of vrijetijdsactiviteiten door te brengen als het kantoor slechts een deur verderop in de eigen vier wanden ligt. Andersom zijn de afleidingen in het home-office duidelijk aanwezig. Als er geen sociale controle door een chef of collega is, wordt graag online gesurft, terwijl het werk blijft liggen.  Tegen het fenomeen van de zachte grens tussen beroep en privéleven helpt alleen maar discipline:

• Dwing uzelf alleen maar aan uw bureau/in uw kantoor te werken. Dat zorgt voor een duidelijke, fysische grens.
• Altijd als u uw kantoor betreedt, moet u in uw gedachten aan het werk gaan en het privéleven achter u laten. Soms helpt het ook, kantoorkleding te dragen om de overgang voor uzelf voelbaar vorm te geven.
• Leg kernwerktijden vast, waarin u voor uw collega’s en klanten bereikbaar bent. Buiten deze tijden kunt u ongestoord werkzaamheden uitvoeren met een verhoogde concentratie.
• Zorg ervoor dat u uw zakelijke bereikbaarheid scheidt van de privécommunicatie, zodat u na het werk en tijdens de vakantie tot rust kunt komen.
• Plan gedurende de dag pauzes van het werk met een tijdbegrenzing in. Voor afwisseling qua gedachten kunt u het huishouden doen, korte wandelingen maken of andere zaken regelen. Maar blijf consequent in uw tijdplanning en weersta de verleiding van lange ontmoetingen met vrienden of andere dingen, terwijl op kantoor het werk blijft liggen.
• Ga de sociale isolatie van het home-office tegen door voor uw beroep regelmatig afspraken bij de klant of opdrachtgever te maken
• Let erop dat u uw vrienden niet verwaarloost. Niet dat uw leven op een gegeven moment alleen nog maar uit werk bestaat.

Financiële aspecten van het home-office voor de werkn

Voor de werkgever zijn werknemers in hun home-office een kostenbesparing, want ze hebben geen vaste werkplek op kantoor nodig. Maar er gelden desalniettemin zorgplichten. Werkmiddelen voor personeel moet door de werkgever ter beschikking worden gesteld. 
De crux is dat er in Duitsland geen aanspraak bestaat op home-office en uw werkgever daardoor niet ertoe verplicht is, uw thuiswerk te ondersteunen, voor zover hij u een vaste werkplek in zijn kantoor ter beschikking stelt. 
Regel de details in een home-office overeenkomst als bijlage van uw werkovereenkomst. Financiële voordelen voor u kunnen bijvoorbeeld zijn dat de werkgever uw technische apparatuur voor het werk van thuis uit ter beschikking stelt, de aanschaf van kantoormeubelen subsidieert of pro rata een bijdrage voor de kosten van antivirusprogramma’s en uw internetverbinding. De restitutie na overhandiging van rekeningen is eveneens mogelijk.  
Ook zonder directe subsidie kan het werk in een home-office vanwege de kostenbesparing voor zelfstandigen en werknemers interessant zijn. Besparingspotentieel is:

• U spaart veel geld als lange werkwegen en maaltijden buiten de deur wegvallen.
• Thuis kunt u dagelijks vers koken en een effeciënte voorraad opbouwen.
• Kosten voor kinder- en seniorenopvang zijn geringer als u als familielid met tijdige flexibiliteit dankzij home-office zelf voor de familie kunt zorgen.
• Met een goede timing heeft u als familie geen tweede auto of kaart voor het openbaar vervoer nodig, als iemand hoofdzakelijk van thuis uit werkt.

Conclusie

Een werkplek thuis zorgt voor flexibiliteit. Nog beter is een hele werkruimte. Optimaal work-life balance en een ergonomische inrichting zijn belangrijk voor het comfort en het prestatievermogen.