Naar boven
Tot 20% 
Premium Klantenkorting
Bestelwaarde
Projektkorting
vanaf € 99,–
10%
vanaf € 7.500,–
12%
vanaf € 10.000,–
15%
vanaf € 12.000,–
17%
vanaf € 15.000,–
20%
Grotere projecten worden voor U individueel berekend volgens projectgrotte en mogelijke kostenbesparingen.

Checklists voor de vakantievoorbereiding op kantoor

Voor veel medewerkers is de vakantieperiode de mooiste tijd van het jaar. Eindelijk weg van kantoor, ontspannen en de dagelijkse rompslomp even vergeten. Om ervoor te zorgen dat dat lukt, dient u bij de vakantievoorbereiding gestructureerd te werk te gaan, plaatsvervangers te benoemen en alle belangrijke informatie overzichtelijk achter te laten. De volgende raadgever toont, hoe dit gaat.

Vakantie indienen

De vakantieplanning begint bij het bepalen van de data. Binnen alle bedrijven bestaan hiervoor afspraken en richtlijnen. Want er mag niemand alleen achterblijven die het dan veel te druk krijgt, omdat hij/zij voor alle collega's als back-up fungeert. Tijdens project- en seizoenwerkzaamheden gelden bij sommige bedrijven een vakantiestop tijdens de arbeidsintensieve druktes.

Normaliter genieten medewerkers van schoolgaande kinderen voorrang bij de vakantieplanning gedurende de vakantieperiode. Daarentegen kunnen andere collega's gebruik maken van interessante kortingen van de reisbranche buiten het hoofdseizoen. 
Denk ook na, wanneer u ontspannen op vakantie kunt gaan, zonder voortdurend na te denken over belangrijke termijnen thuis. De keuze voor de passende vakantiedata hangt niet alleen samen met taken in de job, maar er moet ook rekening worden gehouden met privéverplichtingen.  
Belangrijk: Boek nooit een reis voordat uw vakantieaanvraag werd goedgekeurd door de personeelafdeling. Dat kan een dure grap worden. Tegen onvoorziene gebeurtenissen beschermt een annuleringsverzekering voor uw reis

Deel uw afwezigheid vroegtijdig mee.

Informeer uw interne en externe partners vroegtijdig over uw vakantieperiode. Alleen iemand die op de hoogte is van uw planning, kan hiermee ook rekening houden. 
Voor zover uw firma geen voor alle collega's zichtbaar dienstrooster ophangt, zijn dergelijke vermeldingen in bedrijfsinterne netwerken, herinneringsmails aan de plaatsvervanger en persoonlijke gesprekken voor de interne vakantieaankondiging ideaal. Blokkeer uw kalender voor deze periode, zodat niemand uit ontwetendheid een afspraak voor u kan maken tijdens uw vakantieperiode. 
Bovendien moet u ook belangrijke klanten op de hoogte stellen van uw afwezigheid. Dit gaat op een galante manier door het terloops mee te delen tijdens een telefoongesprek of door een aanvullende regel in uw e-mailhandtekening, die een vriendelijke verwijzing op de aankomende vakantieperiode, de duur van afwezigheid en eventueel ook de contactgegevens van uw plaatsvervanger bevat.

Bereid de vakantie-overdracht voor - plaatsvervanger plannen, informatie structureren

Kom erachter of binnen uw bedrijf een gestandaardiseerd proces bestaat voor de overdracht tijdens de vakantie en of er passende formulieren voor bestaan. Mocht dit het geval zijn, dient u deze te gebruiken. Tal van bedrijven schrijven regels voor plaatsvervangers voor in een organigram en ook andere arbeidsinstructies, want tenslotte is de vervanging niet alleen tijdens de vakantie, maar ook in geval van afwezigheid vanwege opleiding, ziekte en andere gebeurtenissen nodig. 
Tip: U kunt de periode voor de vakantie eventueel gebruiken om een regeling voor bedrijfsexterne situaties te initiëren.
De vakantievoorbereiding is zodoende een goede gelegenheid, de eigen positie binnen het bedrijf te reflecteren. In eerste instantie heeft u een overzicht nodig over uw actuele werkzaamheden. Denk na en zet in een tijdverloop een lijst met alle werkzaamheden op, die u overneemt voor het team. Vervolgens prioriseert u deze naar

  • opgaven, die u nog voor de vakantie wilt afhandelen (die daarom niet gedelegeerd hoeven te worden)
  • belangrijke aanwezigheidstermijnen, die uw plaatsvervanger tijdens uw vakantie in uw plaats voor zijn rekening moet nemen.
  • lopende interne en externe afspraken evenals diens achtergronden en onderhandelingsdoelen
  • routine-opgaven, die ook tijdens uw vakantie voorkomen en moeten worden uitgevoerd

Denk na welke informatie en hulpmiddelen nodig zijn, zodat uw plaatsvervanger in ieder voorzienbaar geval in staat is te ageren en welke contactpersoon moet worden geïnformeerd in geval van buitengewone gebeurtenissen. Deze instructies moeten schriftelijk worden meegedeeld. 
Normaliter bestaat de mogelijkheid, de overname van alle opgaven te verdelen binnen meerdere plaatsvervangers. Zo raakt niemand overbelast. Bij verdeelde plaatsvervangeropgaven is het bijzonder belangrijk, de verantwoordelijkheid voor het afwerken van de processen duidelijk te bepalen om een competentiestrijd en halfslachtig doorschuiven tot en met het laten liggen van noodzakelijke beslissingen te vermijden.

Geen standaard proces? Word zelf actief!

Als er geen gestandaardiseerd proces bestaat voor de vakantieoverdracht, moet u zelf creatief worden en een gestructureerde verzameling van belangrijke informatie en overdrachtsvoorwerpen creëeren, zodat uw plaatsvervanger tijdens uw vakantie klaar is voor de opkomende opgaven. 
Het geniep zit hem vaak in het detail. Vooral de routine-opgaven wordt vaak vergeten, als ze niet inhoudelijk het werk, maar de infrastructuur op kantoor dienen. De volgende lijst met veelvoorkomende organisatiegevallen kan veelvudlig worden aangevuld: 

  • Valt de bestelling van het verbruiksmateriaal binnen uw opgavengebied?
  • Bent u 's ochtends de eerste of 's avonds de laatste, die de deur van het kantoor opent of sluit?  Beheert u de sleutel van de brievenbus?
  • Neemt u deel aan een carpool?
  • Kookt u op bepaalde dagen voor het complete team of zorgt u normaliter voor de bestelling van de lunch?
  • Vult en reinigt u een gecompliceerde koffie-automaat?
  • Brengt u de vuilnis weg?
  • Giet u de bloemen?

Regel dan ook hiervoor afspraken met uw plaatsvervanger! Leg gecompliceerde processen en apparaten uit.

Voer de vakantie-overdracht uit

Een vakantie-overdracht kan het beste worden geregeld door middel van een persoonlijk gesprek. Stel de beoogde plaatsvervangers vooraf al uw informatieverzameling ter beschikking of maak gelijk meerdere afspraken om in te kunnen gaan op eventuele vragen na de eerste overdrachtafspraak.
Maak de afspraak echter niet op de laatste dag voor uw vakantie, maar begin een of meerdere weken van te voren met het instrueren van uw plaatsvervanger, zodat eventuele vragen nog kunnen worden beantwoord tijdens uw aanwezigheid. 
De overdracht voor de vakantie dient het volgende te omvatten:

  • komende termijnen & deadlines in de juiste volgorde
  • betalingstermijnen & -data niet vergeten
  • projectstand een contactpersonen van eventuele processen
  • noodzakelijke volmachten, online-toegang, wachtwoorden en sleutels
  • routine-opgaven
  • formulieren voor gespreksnotities
  • uitleg van het documentatiesysteem

Voorzichtig:

  • Geef wachtwoorden en contactgegevens, in het bijzonder van particuliere klanten, niet klakkeloos door! Praat indien nodig vooraf met de bedrijfsleiding, de It-afdeling of de functionaris voor gegevensbescherming. U kunt eventueel enkele wachtwoorden voor uw vakantieperiode temporair veranderen, om vervolgens de volledige controle en verantwoordelijkheid weer terug te krijgen. 
  • Vermijd persoonlijke devaluaties in schriftelijke instructies. Uitspraken zoals "Mevrouw XY truttig en cholerisch" kunnen anders juridische gevolgen hebben.

Digitale of analoge overdracht?

Voor zover er geen bindende voorschriften zijn, moet u een beslissing nemen of de informatie digitaal of in papiervorm wordt overhandigd. Beide varianten hebben voor- en nadelen.

  • In geval van digitale documenten moet ervoor worden gezorgd dat de betreffende plaatsvervanger ook daadwerkelijk toegang heeft tot de mappen. Hier is een bescherming met behulp van een wachtwoord ideaal. Bij tal van softwaresystemen kunt u regelen of voor een afzonderlijke map alleen lees- of ook schrijfrechten moeten worden verstrekt.
  • Informatie in papiervorm zijn normaliter niet beschermd en vormen zodoende een risico voor de veiligheid. Aan de andere kant biedt het opstellen van een papiermap de mogelijkheid, in overzichtelijke manier alleen geselecteerde informatie te bundelen en de plaatsvervanger nieuwe documenten met een paar handgrepen gelijk erachter te laten opbergen.

Belangrijk: Een uitleg van uw documentatiesysteem is belangrijk, zodat tijdens de vakantie geen rommeltje ontstaat en u later weer gestructureerd kunt verder werken. Leg uit, waar uw plaatsvervanger welke informatie vindt en geef duidelijke instructies, waar wat moet worden opgeslagen/gedocumenteerd. 
Een efficiënte mogelijkheid is het ter beschikking stellen van twee digitale mappen/analoge verzamelboxen. In de ene komen tijdens uw vakantie opduidende informatie, die door uzelf moeten worden bewerkt. Deze opbergmogelijkheid heeft een verhoogde prioriteit na uw vakantie. De puur informatieve, tweede verzameling van uw plaatsvervanger wordt gevuld met afgehandelde processen die alleen moeten worden gedocumenteerd of met terloopse informatie. 
Hierbij is het belangrijk, de detailleringsgraad van vakantie-overdrachtsmappen te bepalen, variërend van zinvolle inhoudelijke scheidingen en het creëren van te veel moeite bij het verwezenlijken. Denk eraan dat het rangschikken ook voor uw plaatsvervangers duidelijk herkenbaar moet zijn. Als uw collega nog niet veel ervaring heeft of het onderscheiden te complex is, vergroot hierdoor het risico op verkeerde documentatie en heeft u naderhand veel zoekwerk voor de boeg. In geval van twijfel houdt u de interimdocumentatie liever eenvoudig en effectief in plaats van detailrijk en gevoelig voor fouten.

Afwezigheidsnotitie/automatisch doorsturen van e-mails instellen

Ook het technisch doorsturen van binnengaande informatie tijdens de vakantieperiode moet grondig worden voorbereid. Voor zover u geen routine heeft bij het instellen van het doorsturen, kunt u dit het beste enkele dagen van tevoren plannen. Verzeker u ervan dat alle noodzakelijke autorisaties voor het inrichten van het doorsturen van mails ter beschikking staat. Als dat niet het geval is, dient u op tijd contact op te nemen met de administratoren.  
Denk na over de manier waarop u op kantoor informatie ontvangt en aan wie deze moet worden doorgestuurd tijdens uw afwezigheid. Maatregelen die moeten worden getroffen:


Medium

Beschrijving

E-mail

Ontwerp een afwezigheidsnotitie, die de periode van uw vakantie, informatie over uw plaatsvervanger, zijn contactgegevens en eventuele automatische doorsturing bevat. Het is belangrijk te bepalen of uw e-mails überhaupt moeten worden doorgestuurd. Alleen dan blijft werk liggen, die door u of uw plaatsvervanger moet worden uitgevoerd. Tal van bedrijven formuleren in plaats daarvan gestandaardiseerde notities zoals: "Geachte dames en heren, van DD.MM tot en met DD.MM.JJJJ ben ik met vakantie. Mijn e-mails worden gedurende deze periode niet bewerkt. In dringende gevallen kunt u telefonisch contact opnemen met [naam van de plaatsvervanger, contactgegevens]."
Als een automatische doorsturing van uw e-mails moet plaatsvinden, bestaat bovendien de vraag, of er een kopie van de oorspronkelijke mail in uw mailaccount moet worden opgeslagen als informatie, of dat deze daadwerkelijk alleen wordt doorgestuurd.

Telefoongesprekken

Ook telefoonbeantwoorders kunnen met het tekstuele voorbeeld worden ingesproken. Of u laat telefoongesprekken automatisch doorsturen naar het nummer van uw plaatsvervanger. Bovendien is de fysieke overdracht van de GSM van het werk met PIN-code mogelijk bij het begin van de vakantie, voor zover u geen leidinggevende bent en zodoende ertoe verplicht bent, de GSM mee te nemen.

Kalenderinvoer/hernieuwd voorstel/to do-lijsten

Sommige Office-programma's maken de overdracht van kalenderinvoer, hernieuwde voorstellen en to do-lijsten naar een andere gebruiker mogelijk. Als deze mogelijkheid bestaat, kunt u dergelijke functies voor het actieve procesmanagement tijdens uw afwezigheid voorbereiden, door de aanwezigheidstermijnen, wekelijkse opgaven, projectmijlpalen en andere termijnen vrij te geven voor uw plaatsvervanger.


De laatste dag voor uw vakantie

Op kantoor mag er op de laatste dag niets meer fout gaan, zodat u ontspannen kunt beginnen aan uw vakantie. Pak uw koffer thuis gewoon al een dag eerder, voor het geval dat het iets langer duurt op kantoor, terwijl u wel al 's avonds op vakantie wilt gaan.
Maak geen afspraken die achteraf veel werk veroorzaken op de laatste werkdag voor uw vakantie.

Laatste procedures op kantoor:

  • Bespreek de nieuwste veranderingen met uw plaatsvervanger. Neem u tijdens de vakantie-overdracht tijd om vragen te beantwoorden. Maak ook gelijk een afspraak voor het teruggeven van de werkzaamheden als u weer terug komt na uw vakantie.
  • Maak een werkopnamelijst met opgaven die u na uw vakantie moet afwerken. Het schriftelijk vasthouden helpt bij het maken van een cut en qua gedachten tijdelijk los te laten.
  • Ruim uw werkplek op, zodat u na uw vakantie gemotiveerd opnieuw kunt starten.
  • Verwijder niet meer benodigde documentatie en verwijder verderfelijke levensmiddelen uit de gezamenlijke koelkast.
  • Activeer uw afwezigheidsnotitie voor e-mails/telefoontjes en de automatische doorsturing. 
  • Overhandig uw wachtwoorden, sleutels, volmachten en apparaten.

Tijdens de vakantie

Eigenlijk moet u tijdens de vakantie tot rust komen en het werk buiten de deur te houden. Maar feitelijk is dat bij veel werknemers steeds minder het geval. Leidinggevenden zijn er vaak zelfs toe verplicht, ook tijdens hun vakantie bereikbaar te zijn. Ondanks de digitale ontwikkeling moet u proberen, zo min mogelijk gestoord te worden tijdens ontspannende activiteiten. 
Communicatief gedrag tijdens de vakantie:

  • Spreek vaste tijden af, waarop u bereikbaar bent. Houd eventueel rekening met het tijdverschil tussen het kantoor en uw vakantielocatie.
  • Onderstreep de thematische beperking van uw werkgerelateerde e-mail doorsturingen en telefoongesprekken op werkelijk belangrijke feiten, waar uw persoonlijke medewerking is vereist.
  • Negeer de contactopnames van collega's via social media.
Gedurende de eerste dagen hebben veel mensen de behoefte, zelf naar kantoor op te bellen en na te vragen. Zij kunnen slecht uitschakelen. Dit zijn tekenen van een burn-out. 
Geniet van de vakantie! Weersta uw controlebehoefte en ga liever in op de nieuwe impulsen van uw vakantieomgeving. Alleen als u regelmatig kunt loslaten, kunt u kracht tanken wat op lange termijn goed is voor uw gezondheid en uw prestaties.


Na de vakantie

Hartelijk welkom! Vraag na, hoe het met uw projecten gaat. Bespreek de aanstaande procedures met uw plaatsvervanger. Controleer de binnenkomende post en e-mails. Deactiveer het doorsturen van telefoongesprekken en e-mails. Pak uw werkopnamelijst ter hand en ga met nieuwe energie weer aan de slag.


Conclusie

Zodra uw vakantieaanvraag is goedgekeurd, kunt u beginnen met de vakantievoorbereidingen. Informeer interne en externe zakenpartners vroegtijdig over uw afwezigheid. Plan de vakantie-overdracht en plan tijd in zodat uw plaatsvervangers vragen kunnen stellen. Schakel op de laatste dag van een afwezigheidsnotitie voor e-mail en telefoonbeantwoorder in. Tijdens de vakantie dient u alleen in noodgevallen bereikbaar te zijn en verder genieten van de rust, zodat u vervolgens met nieuwe kracht weer terug kunt keren naar uw werkplek. DELTA-V wenst een goede reis!