Inrichtingsfouten op kantoor vermijden

17 miljoen mensen in Duitsland werken dagelijks op kantoor. Waar veel mensen bij elkaar komen, zijn bouwkundige en organisatorische maatregelen nodig om een snelle materiaalslijtage en conflicten te voorkomen. Om kantoormeubelslijtage en medewerkerfluctuatie te voorkomen is het de moeite waard, een kijkje te nemen naar de vaak gemaakte fouten bij het inrichten van kantoren.

Fout #1: Gebrek aan ruimte - te weinig opbergruimte en te kleine bureaus

Nummer 1 op de lijst van suboptimale kantoorinrichtingen is gebrek aan ruimte. Als er geen opbergruimte ter beschikking staat vinden medewerkers creatieve, maar vaak onesthetische vervangende oplossingen. Het begint al bij het wegleggen van de straatkleding. Koop beslist een garderobe als u wilt voorkomen dat kleurige jassen de rugleuningen van uw bureaustoelen sieren.

Bij gebrek aan plaats worden de dossiers op het bureau opgestapeld. Dat is niet alleen met het oog op gegevensbescherming een fiasco, maar vermurwt ook het elan. Orde kan alleen maar slagen als er genoeg kasten en laden ter beschikking staan, om niet benodigde werkmiddelen op te bergen. Daarom zou iedere medewerker tenminste een bureaucontainer krijgen, maar nog beter een grote dossierkast voor zijn notities, ordners, schetsen en bureaumateriaal. Op het bureau hoort alleen dat te staan, wat vaak wordt gebruikt zoals het toetsenbord, een notitieblok, perforator en documenten voor de actuele dagelijkse werkzaamheden.

De optimale bureaugrootte is afhankelijk van de werkzaamheden. Als er met veel papierwerk wordt gewerkt, heeft u een groter werkvlak nodig met het oog op een overzichtelijke bewerking. Als richtlijn voor bureaubladen op kantoor geldt minstens 160 cm breed x 80 cm diep. Bij uitsluitende beeldschermwerkzaamheden bedraagt de minimale breedte van het bureau 120 cm. Extra benodigde plaats ontstaat voor de periferie-apparatuur en extra monitoren, diverse invoerhulpen en tafelscanners. Tenslotte moet minstens 0,96 m² netto als bruikbaar werkoppervlak op ieder bureau ter beschikking staan. Houd er bovendien rekening mee dat onder het werkblad ondanks de bureaucontainer en kabels nog voldoende beenvrijheid over blijft. Zittend moeten er minstens nog 85 cm voetruimbreedte ter beschikking staan, bij wisselende werkzaamheden 120 cm en meer.

Fout #2: Bureau is verkeerd geplaatst

Optimaal kunnen medewerkers vanaf het bureau naar buiten kijken. Een bureau mag echter nooit direct voor het raam staan. Het beste is een lichtinval van de zijkant, dus als het bureau in een rechte hoek ten opzichte van het raam wordt geplaatst. Hierdoor moeten de werknemers niet bij tegenlicht werken en hebben de zon ook nooit compleet in de rug, wat verblindt bij beeldschermwerkzaamheden.

Tip: Tal van mensen voelen zich meer op hun gemak als ze tevens een blik op de deur kunnen werpen. Hierbij speelt de psychologie een rol. Door onze evolutie willen wij zien, wie of wat naar ons toe komt, om ons op de ontmoeiting te kunnen voorbereiden.

Fout #3: Oncomfortabele stoelen

Wie lang zit, heeft een ergonomische bureaudraaistoel nodig. Dynamisch zitten voorkomt verspanningen, pijn in de rug en concentratieproblemen die worden veroorzaakt door een gebrekkige doorbloeding.
De optimale bureaustoel moet een verstelbare zithoogte en -diepte, een ademende rugleuning met voldoende breedte, prettig kussen, armleuningen en een vering hebben.

Niet alleen achter het bureau zijn comfortabele stoelen nodig. Zorg gedurende de dag voor een gevarieerde zitpositie. Dat lukt door verschillende zitgelegenheden op kantoor, in conferentieruimtes, in de werkplaats en in de kantine. Plaats bijvoorbeeld krukken en hoge stoelen in ontmoetingszones of leren banken met een geringe zithoogte in de pauzeruimte.

Hier zit u comfortabel:

Fout #4: Moeilijk voorbij lopen vanwege geopende kastdeuren

Dat deuren en primaire paden in kantoren vanwege de brandpreventie-eisen vrij moeten blijven, is inmiddels wel bekend. Maar vaak worden hierbij smalle passages, die ontstaan door geopende kastdeuren of laden ontstaan over het hoofd gezien. Staat de bureaustoel in een te smal pad tussen bureau en documentenkast met vleugeldeuren, kruisen openingshoek van de kastdeur en de zitplek zich, waardoor ieder verwijderen van werkmateriaal een balancekunst wordt. Hetzelfde gebeurt als kastdeuren in hoeken in de verkeerde richting open gaan en de medewerker bij het openen achter de deur verdwijnt, en het uit de kast gehaalde materiaal in de weg staat waardoor de deur niet kan worden gesloten.

Controleer daarom aan de hand van de plattegrond of direct ter plaatse of er bovendien naast de plaats voor de meubelstukken ook voldoende plaats is voor de zwenkbereiken van vleugeldeuren en de uittreklengte van laden rekening mee is gehouden. Hierbij is het niet voldoende als de uitlopers niet tegen de naburige meubelstukken komen, maar moet er ook voldoende bewegingsruimte overblijven om bij volledig geopende deur of lade voorbij te lopen aan de kast.

Soms gaat dat door op dzeelfde positie de aanslagzijde van de deur te wisselen of een aanwezige kast in zijn geheel ergens anders te plaatsen. Echte alternatieven in geval van geringe ruimte bieden kasten met schuifdeuren, met roldeuren of open rekken, die geen plaats nodig hebben om geopend te worden.

Hier wordt alles plaatsbesparend opgeborgen:

Fout #5: Onrust door te veel visuele afleiding

Sommige ruimtes zien er bij het betreden al overvol uit. Dat heeft verschillende oorzaken:

Fout #6: Verkeerde verlichting

Natuurlijk zonlicht is de meest gezonde vorm van verlichting – maar het hangt wel af van de invalshoek. Kantoren in zuidelijke richting hebben absoluut een zonwering in de vorm van rolluiken, gordijnen of zonneschermen nodig. Hetzelfde geldt voor ruimtes met projectoren, die indien nodig moeten kunnen worden verduisterd.

Monitoren moeten altijd weg van het zonlicht worden geplaatst, zodat geen verblinding ontstaat en vervelende schaduwen de ogen niet extra belasten. Alle beeldschermen moeten bij aanschaf mat of tenminste ontspiegeld zijn, een goede resolutie hebben en niet flikkeren.

Kunstmatig licht mag niet te helder zijn, omdat anders een onbehaaglijke sfeer ontstaat. Overkoepelende plafondverlichting kan door decentrale bureaulampen of staande lampen worden aangevuld. Let bij het plaatsen van de lampen erop dat het werkmateriaal niet wordt verdonkerd door schaduwen. Indirecte verlichting of een aanvullende lichtbron van de andere kant gaan dit tegen.

Fout #7: Interne klimaat - te warm, te koud, te vochtig

Temperatuurwaarneming is zeer individueel en een frequent gespreksonderwerp op kantoor. Sommigen zijn aan het klappertanden terwijl anderen al zweten. De streefwaarde voor kantoren ligt bij een temperatuur van 20 tot 22°C. Andere belangrijke regels voor het interne klimaat zijn:

• Maximale temperatuur: Het arbeidsplaatsbesluit bepaalt geen precieze grenswaarden, maar werkzaamheden boven 30°C gelden niet meer als optimaal waardoor maatregelen door de werknemer moeten worden genomen. Hiertoe behoren naast extra koeling door gewone ventilatoren ook de versoepeling van de kledingvoorschriften en het ter beschikking stellen van koude drankjes. Bij een temperatuur van meer dan 35°C is een werkruimte onbruikbaar.
• Rangschikking van verwarmingen: De behoefte te verwarmen neemt in grote kantoren af door de warmte die technische apparatuur en het verblijf van tal van mensen veroorzaken. Verwarmingen mogen niet worden geblokkeerd door grote meubelstukken, zodat ze de warmte gelijkmatig kunnen verdelen in de ruimte. Let bij de inrichting op de positie van de warmtebronnen en plaats computers bijvoorbeeld nooit direct naast een verwarming, zodat de processoren niet oververhit raken. Ook een temperatuurafname van boven naar beneden speelt een rol. Mensen voelen zich niet prettig als ze een warm hoofd maar koude voeten hebben. Omdat warme lucht die naar boven stijgt en zwaardere, koude lucht naar beneden daalt moet in een dergelijk geval de luchtstroming sterker worden gemengd.

• Luchtvochtigheid: De optimale luchtvochtigheid in kantoren ligt bij 50%. Het prettige bereik ligt tussen 40% en 60% luchtvochtigheid. Als de luchtvochtigheid lager is dan 30%, moet u in ruimtes zonder airconditioning maatregelen nemen en bijvoorbeeld een luchtbevochtiger aanbrengen aan de radiatoren.
• Schimmel: Een te hoge luchtvochtigheid begunstigt het ontstaan van schimmel. Hiertegen helpt frequent ventileren. Om schimmelvorming te voorkomen, dient er achter grote kasten altijd een paar centimeter vrije ruimte naar de wand toe te bestaan, zodat zich geen vocht erachter verzamelt en de lucht kan circuleren.
• Airconditionings: Airconditionings hebben een groter functiebereik dan verwarmingen. Ze kunnen de kamertemperatuur verhogen of verlagen, de luchtvochtigheid regelen en de luchtstroom beïnvloeden. Het klimaat houdt bovendien rekening met de overige samenstelling van de lucht. Geavanceerde airconditionings verwijderen vervelende geurtjes door middel van metabolische filters.

Fout #8: Lawaai leidt af

Gesprekken en luide telefoongesprekken storen bij het geconcentreerd werken. Akoestische scheidingswanden tussen de bureaus bieden uitkomst. Ook wandabsorbers, plafondzeilen en vloerbedekking verminderen het geluidsniveau in grote kantoren. Meer tips tegen lawaai:

• Ramen & deuren: Sluit de ramen om lawaai van de straat buiten de deur te houden. Gesloten kamerdeuren vermijden geluidsoverdracht uit naastgelegen ruimtes. Luide printers en apparatuur mogen niet direct bij de bureaus staan, maar in een afgescheiden gedeelte, op de gang of in een aparte ruimte.
• Geluid: Direct geluid is moeilijk weg te filteren. Over het algemeen wordt lawaai draaglijker hoe vaker de geluidsgolven worden gebroken en tenslotte in een ondefinieerbaar geluid overgaan. Kantoormeubelen met akoestische wanden zorgen voor een dergelijke breking van het geluid.
• Indeling: Organisatorisch kan lawaai worden vermeden, door uw kantoorruimtes functioneel in luide en zachte bereiken in te delen. Ontdoe werkruimtes van onnodig volume door de ontmoetingszones en conferentieruimtes, waar het personeel ongestoord kan kletsen, buiten de deur te houden. In het begin ehoeft het enige doorzetting en eventueel aanvullende borden. Als de akoestische indeling eenmaal is ingeburgerd, profiteert iedereen van de onstane mogelijkheid zich terug te kunnen trekken.

Fout #9: Ontbrekende afvalemmers

Ontbrekende of te kleine afvalemmers op kantoor hebben vervelende consequenties. Wie voortdurend zijn te kleine prullenmand naar buiten moet brengen, laat het regelmatig sorteren misschien wel helemaal achterwege. Hierbij belast onnodige ballast de werkdiscipline, volgepropte kasten ontstemmen de collega’s. Aan te bevelen zijn gescheiden afvalbakken al naar gelang het soort afval:

• Prullenmanden moeten onder ieder bureau staan.
• Plastic afval voor verpakkingsmateriaal en bio-vuilnisbakken voor etensresten zijn voldoende in geringe aantallen, maar moeten in geval van bederflijke inhoud vaker worden geleegd.
• Afvalemmers met deksel bieden een bescherming tegen vervelende geurtjes. Dat voorkomt conflicten onder de medewerkers om sterk geurende etensresten.

Overvolle afvalemmers verzieken de aanblik van de kantoorruimtes. Zorg ervoor dat er voldoende afvalemmers aanwezig zijn en dat deze ook regelmatig worden geleegd.

Wij raden u aan:

Conclusie

Bij de kantoorinrichting moet u rekening houden met tal van dingen. Begonnen bij de keuze van de juiste kantoormeubelen, stoelen en bureaus. Er moet voldoende opbergruimte zijn. De bronnen voor een visuele afleiding zijn divers en zorgen voor vermijdbare inrichtingsfouten. Verkeerde verlichting kan net zo belastend zijn als lawaai tijdens het werk. Het optimale klimaat in kantoren omvat een kamertemperatuur van 20 tot 22°C bij een luchtvochtigheid van 40 tot 60%. Afvalemmers mogen in geen enkel kantoor ontbreken.